Với EXCEL Bạn có thể làm nhiều hơn những gì bạn nghĩ
Bạn có thể tải bản dùng thử tại đây
.jpg)
1. Copy thư mục chứa file DuToan này và file DuToanMoi vào 1 địa chỉ nào đó trong đĩa cứng của máy tính. 3. Đóng file DuToan-PhuYen nếu nó đang được mở rồi mở lại là xong !
Các thủ tục trên chỉ làm trong lần sử dụng đầu tiên, các lần sau không phải làm.
Như vậy là chương trình đã sẵn sàng hoạt động.
II. Trình tự & nguyên lý hoạt động:
1. Nhập và hoàn chỉnh dữ liệu đầu vào bảng khối lượng (BKL):
Đầu tiên kích menu "Ch.TrinhDuToan" > "Bat dau 1 toan moi"..., cửa sổ Save As xuất hiện, đặt tên file, chọn địa chỉ lưu file và kích Save để tạo 1 file dự toán mới.
- Nhập MHDG:
Trên file dự toán mới, có 2 cách để nhập MHDG:
1. Nhập trực tiếp vào cột MHDG trên BKL, hoặc:
2. Chuột phải vào cột C trên bảng khối lượng để mở bảng chọn công việc. Trên bảng này: muốn chọn cv nào thì kích chuột vào cv đó rồi bấm nút "Chọn" hoặc nhấn Enter. Có thể chọn nhanh theo nhóm mã hiệu đơn giá: ví dụ gõ 1 hoặc 2 ký tự đầu tiên của 1 công việc vào ô trống trong bảng --> sẽ lọc và xuất hiện danh sách của nhóm công việc cần tìm đó. Chọn xong bấm nút "Thoát".
Có thể chọn 1 lúc nhiều công việc.
+ Nếu 1 công việc nào có trong danh mục thì ngay sau khi nhập đúng MHDG sẽ tự động nhảy "tên công việc", "đơn vị", đơn giá nhân công, máy.
Đã cải tiến: MHDG không còn phân biệt giữa chữ thường chữ hoa, ví dụ nếu nhập: af.11111 sẽ cho kết quả AF.11111 (tự chuyển chữ HOA). Hoặc đơn giản hơn, nhập: af11111 cũng cho kết quả AF.11111 (tự chuyển chữ HOA và thêm vào 1 dấu chấm).
+ Nếu 1 công việc nào không có trong danh mục đơn giá thì sau khi nhập MHDG sẽ báo "MHDG này chưa cập nhật trong bảng đơn giá", trường hợp này hoặc gõ MHDG tạm tính = TT, hoặc có thể tạm lấy 1 MHDG của công việc tương tự rồi sửa tên, đơn giá NC, máy và hao phí vật tư cho phù hợp hoặc bổ sung MHDG của công việc này vào bảng đơn giá và nhập lại.
+ Nếu nhập nhầm và muốn xóa 1 dòng công việc nào thì chỉ có thể đứng trên bảng KL rồi xóa cả dòng hoặc chọn ô MHDG của công việc đó rồi nhấn "Delete".
+ Dữ liệu nhập vào trong bảng KL phải liên tục, không được nhảy cóc (ko được có các dòng trống đứt quãng ở giữa).
+ Để cho nhanh thì nên nhập hết MHDG rồi mới nhập khối lượng.
Điểm đặc biệt hiếm có phần mềm nào có được là bạn có thể sử dụng dữ liệu đã có từ 1 file dự toán excel khác: ví dụ có thẻ copy mảng MHDG dán vào cột B của file dự toán rồi sử dụng chức năng số 13 của ch.trình để kích hoạt chúng lên. Tương tự với phần diễn giải, đơn vị hay khối lượng.
- Diễn giải và tính toán khối lượng:
+ Trong BKL, cột "nội dung công việc" vẫn có thể nhập dòng diễn giải tên hạng mục. VD: HM San Nền, HM Nhà chính…
+ Việc tính toán khối lượng có thể bắt đầu với từng công việc hoặc để cho nhanh thì nên nhập hết MHDG rồi mới tính toán khối lượng.
+ Dữ liệu nhập vào trong bảng KL phải liên tục, không được nhảy cóc (không được có các dòng trống đứt quãng ở giữa).
+ Diễn Giải và Tính Toán Khối Lượng rất đơn giản:
Chỉ cần làm việc trong 1 cell (cột C). Có thể nhập dữ liệu tính toán có phần diễn giải và ngay sau đó nó sẽ tính toán ra kết quả.
Ví dụ nhập vào: Móng M1: 3*(2,5*1,5*0,3)=
Nhấn Enter
Nó sẽ cho kết quả: Móng M1: 3*(2,5*1,5*0,3)= 3,375
Đồng thời đưa kết quả này vào ô tổng khối lượng.
Nếu có nhiều dòng tính toán trong 1 công việc thì sẽ tự cộng dồn các kết quả đó.
Khi sửa dữ liệu --> tự thay đổi kết quả tính toán.
Khi 1 dự toỏn làm xong chưa phải đó xong, bạn phải sửa tới sửa lui vỡ nhiều lý do khỏc nhau... Khi đú bạn sẽ thấy tiện ớch này sẽ cực kỳ hữu dụng. Vớ dụ bạn phỏt hiện thiếu 1 dũng diễn giải hay cần sửa KL trong 1 dũng diễn giải, bạn chỉ việc sửa phần diễn giải trong bảng KL, dữ liệu sẽ tự thay đổi trong tất cả cỏc bảng biểu liờn quan. Thật là thuận tiện.
Nếu biểu thức nhập sai, ví dụ: Móng M1: 3*(2+3= thì sẽ giữ nguyên giá trị đó, đồng thời tô màu đỏ phần biểu thức nhập sai để cảnh báo cho người sử dụng biết.
Tự động kẻ khung theo kích thước vùng nhập liệu.
- Các qui định khi tính toán khối lượng:
- Cuối biểu thức cần tính toán phải có dấu "="
- Có thể có hoặc không có phần diễn giải. Nếu có phần diễn giải thì ngăn cách phần diễn giải và phần biểu thức cần tính toán là dấu ":" và 1 khoảng trắng.
- Trước đây mỗi 1 ô chỉ sử dụng 1 dấu ":" (ngăn cách phần diễn giải với phần biểu thức cần tính toán) và 1 dấu "=" (sau biểu thức tính toán). Đây có lẽ là 1 vần đề cần xem xét cải tiến?
Ví dụ: không được gõ: "Móng = 25m: 25*0,2*0,3=", hay: "Móng: 25m: 25*0,2*0,3="… Mà hãy gõ: "Móng, 25m: 25*0,2*0,3=" hoặc "Móng (25m): 25*0,2*0,3="
---> Đã xử lý xong vấn đề này.
Cải tiến - 28.7.2010:
+ Trước đây, Nếu ký tự đầu tiên là dấu "-" đứng trước 1 biểu thức sẽ không có kết quả: Ví dụ thay vì gõ: "-2*3", phải gõ: ": -2*3="; thay vì gõ: "-5", phải gõ: ": -5="… nghĩa là phải thêm 1 dấu 2 chấm + 1 khoảng trắng ở trước. Giờ chỉ cần thêm 1 khoảng trắng ở trước là được, ví dụ: " -2*3= -6" (có 1 khoảng trắng đứng trước)
+ Tự động chèn dòng mỗi khi tính toán kh.lượng. Khi sử dụng không còn phải "Insert > Rows" mỗi khi thêm 1 dòng diễn giải mới nữa.
- Tr.hợp đặc biệt:
- Nhập trực tiếp 1 giá trị dạng số hay 1 công thức tính toán cũng không có kết quả. Ví dụ: Thay vì gõ: "5", hãy gõ: "5="; thay vì gõ: "=2*5", hãy gõ: "2*5="…
- Dữ liệu cần tính toán phải nhập vào cột C, từ ô C7 trở xuống trong sheet "BKL".
- Một vài chú ý khác:
. Phải chắc chắn rằng không có bất cứ dữ liệu gì ở phía dưới cột C trước khi nhập MHDG.
. Không thể nhập dữ liệu (MHDG) khi đang đứng trên file DuToan, mà chỉ có thể sau khi kích menu "Tạo dự toán mới".
Sau khi nhập xong MHDG, sửa tên công việc, đơn giá NC, máy (nếu có), tính toán khối lượng (với dự toán), hoặc nhập khối lượng (với dự thầu) -> xong bảng KL.
2. Kết xuất bảng phân tích vật tư:
Từ bảng KL kết xuất được bảng phân tích vật tư (Menu: Ch.TrinhDuToan > Ket xuat bang phan tich vat tu). Kiểm tra chỉnh sửa thành phần và định mức hao phí cho hoàn chỉnh.
3. Kết xuất ra bảng tổng hợp vật tư:
Từ bảng PTVT kết xuất ra bảng tổng hợp vật tư (Menu: Ch.TrinhDuToan > Ket xuat bang tong hop vat tu). Kiểm tra lại đơn giá vật tư, %VAT.
Đến đây ta sẽ có 3 bảng: BKL, PTVT và GTVT.
4. Kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu:
Nên kiểm tra thật kỹ dữ liệu trong 3 bảng này trước khi kết xuất bảng phân tích đơn giá.
Cụ thể cần lưu ý 1 số giả thiết sau:
+ Nếu cần thêm 1 (hay nhiều) công việc trong BKL: Thì kết xuất lại bảng PTVT và bảng GTVT (vào menu Ch.TrinhDuToan > Ket xuat bang phan tich vat tu, sau đó lại vào Ch.TrinhDuToan > Ket xuat bang tong hop vat tu)
+ Nếu cần bỏ bớt 1 (hay nhiều) công việc trong BKL: Thì cắt bỏ bớt tương ứng bên bảng PTVT hoặc kết xuất lại bảng PTVT > kết xuất lại bảng GTVT.
+ Nếu cần điều chỉnh kh.lượng công việc trong BKL: Không cần kết xuất lại vì KL đã link qua PTVT và GTVT
+ Nếu cần điều chỉnh thành phần hao phí hay định mức hao phí vật tư trong bảng PTVT: Thì kết xuất lại bảng GTVT (vào menu Ch.TrinhDuToan > "Ket xuat bang tong hop vat tu"
+ Ch.trình sẽ tự lưu dữ liệu tại thời điểm trước khi chạy (đã hoàn thành 3 bảng: KL, PTVT, GTVT) để đề phòng 1 khả năng ngoài ý muốn xảy ra, khi đó sẽ đóng và không lưu file để phục hồi dữ liệu ban đầu.
5. Kết xuất bảng giá trị xây lắp
- Kích Ch.TrinhDuToan > "Ket xuat bang gia tri xay lap". Sẽ tạo ra 3 bảng: Giá trị xây lắp, giá trị dự tóan và tờ bìa
Tùy theo nhu cầu, 2 chức năng sau có thể sử dụng hoặc không:
6. Kết xuất bảng phân tích đơn giá:
- Kích Ch.TrinhDuToan > "Ket xuat bang phan tich don gia"
7. Kết xuất bảng dự toán chi tiết:
- Kích Ch.TrinhDuToan > "Ket xuat bang du toan du thau"
…
Nếu 1 dự toán đang làm dở dang, bạn đóng lại, lần sau mở ra làm tiếp thì bạn cũng nhớ là
phải mở cả file DuToan-PhuYen để chương trình truy xuất cơ sở dữ liệu.
Một số việc cần làm thêm sau khi chương trình chạy xong:
Dường như chỉ có 2 việc cần làm và nó chỉ diễn ra trên duy nhất 1 bảng giá trị vật tư:
+ 1. Kiểm tra giá vật tư: Chọn bảng GTVT, kiểm tra, cập nhật lại giá vật tư cho đúng. Có thể điều chỉnh giá vật tư để thay đổi giá thầu.
Nếu muốn sử dụng đơn giá vật tư của 1 dự toán đã làm trước đây để áp dụng vào dự toán đang làm cho nhanh thì làm như hướng dẫn trong mục 4 - bảng TienIch.
+ 2. Nhập % thuế VAT: Mức thuế VAT hiện nay đã thay đổi, tất cả đều 10%. Bổ sung cho các loại vật tư chưa có %VAT.
Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thoát, lưu hoặc không lưu file DuToan-PhuYen.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét